フロントの仕事

マンション管理の「頻出ワード」解説

マンション管理における、「頻出ワード」の解説です。

管理組合運営

マンション管理組合

マンションオーナーの集団のこと。

共用部分の維持管理を行う。

区分所有者の「全員で」構成される

区分所有者

マンションの「所有者」のこと。

つまり、オーナーのこと。

「借りて住んでいる人(賃借人)」は含まない。

組合員

区分所有者と同義。

区分所有者は、自動的に組合員となり、拒否できない。

なお、一般に「世帯主」のことを指し、その家族(例えば奥さん)は、組合員、あるいは区分所有者とは呼ばない

賃借人

分譲マンションの1室を、「借りて住んでいる人」のこと。

占有者

マンションの1室を、「事実上支配している人」のこと、とされている。

「事実上支配している人」とは、つまり「借りて住んでいる人」のことを指す。

なので、一般に、賃借人は占有者と同義。

マンション管理会社

マンション管理組合より、マンションの管理運営を委託されている業者。

一般に、企業。

区分所有法

法律。

マンション管理規約とともに、マンションを縛るルールの一つ。

似通ったことも書かれているが、別物。

マンション管理規約

マンションのルールブック。定款。

区分所有者や占有者は、マンションを利用するにあたり、この管理規約に制限を受ける。

非常に重い決め事であるため、内容の変更には、多くの区分所有者の同意が必要。

区分所有法では決めるべきではないと思われる、マンション個別の事情を、この管理規約で設定する。

マンション使用細則

管理規約とともに利用される。

管理規約では、マンションの基本的なルールを策定するものだったが、

使用細則では、マンションを使う上での具体的なルールを策定する。

管理規約と比べて、少ない人数の同意(普通決議)で変更が可能。

例えば、「ごみ捨てのルール」は使用細則で決定する。

総会

マンションにおける、「最高意思決定機関」。

マンションで、「重要なこと」はすべてこの総会で決められる。

マンションの区分所有者の全員に参加する権利がある。

なお、賃借人には、参加する権利はない。

総会出席者

二通りの意味がある。

  1. 総会の場に「現に出席した者」としての参加者
  2. 総会の場に「欠席はしたが、議決権行使書を提出」して参加した者

現場では、言葉としての使い分けを明確にしていないので、どちらを指しているのかは聞き手が聞き分けなければならない。

なお、会議の運営上、どちらも「総会に出席した」として同等に扱われる。

議決権行使書

総会(あるいは理事会)に出席できない場合、議案について、事前に賛否を記載した書面を提出することで、賛否を表明すること。

これにより、総会当日に欠席したとしても、会の意思決定に参加できる。

委任状

議決権行使書と同じく、会の当日に欠席する際に提出する書面。

こちらは議決権行使書と違い、「第三者に委任」を行う。

一般的に、「総会議長」に委任することが多い(いわゆる白紙委任として問題視されている)。

余談だが、区分所有者の配偶者が総会に出席する場合は、本来、この委任状が必要となる。

さらに余談だが、1部の議案のみ委任、1部の議案は議決権行使書にて意思表明、という使い方も認められるべきである。(多くの管理会社の作成するフォーマットはそれに対応していないが)

議決権

総会(あるいは理事会)の決議に参加し、票を入れることができる権利のこと。

「部屋の面積に合わせて議決権が設定されている場合」と、「1住戸1議決権に設定されている場合」がある。

特別決議

総会での「物事の決め方」の一つ。

特別決議と、普通決議の二種類がある。

マンションにとって重要なことは特別決議で決める。

特別決議の可決には、全議決権の3/4以上の賛成が必要となるが、これは「出席者全員の同意が必要なのでは?」と思えるくらいの高いハードル。

これは、実務上、必ず「欠席者」が存在するためである。「欠席者」の票は賛否が問えず、特別決議においては事実上の反対票として数えらえる。

普通決議

総会での「物事の決め方」の一つ。

特別決議と、普通決議の二種類がある。

普通決議は、「総会出席者(これには議決権行使書、委任状を含む)の過半数の同意」で決議される。

最大の違いは、「欠席者の票をどうするか」となる。

欠席者を「存在しないもの」として決議する普通決議においては、特別決議と比較すると議案が可決となりやすい。

理事会

二通りの意味がある。

  1. 組織の名前としての「理事会」
  2. 会議の名前としての「理事会」

現場では明確に使い分けがされておらず、聞き手がききわける必要がある。

組織としての理事会とは、「総会の執行機関」である。平たく言うと「役員さん」

会議の名前としての理事会とは、「第1回理事会」のように使われる名称。

理事長

理事会のメンバーの役職の一つ。

マンションの代表者となり、非常に権限が大きい。

会社に例えると社長。

副理事長

理事会のメンバーの役職の一つ。

有事の際は、理事長の代行を行う。

が、実務的には、「名ばかり」となるケースも散見される。

理事

理事会のメンバーの役職の一つ。

会計担当理事、設備担当理事、防火担当理事、など、様々な役割が付されている場合がある。

役割がない場合もある。

監事

管理組合の役職の一つ。

理事会メンバーとは一線を画す存在。

例えば、監事は、会議での議決権を持たない。

これは、会議を「監督・指導」する立場であるためである。

議決権を持ち会に参加してしまっては、当事者となってしまい、監督できないからだ。

管理規約上も、(条件次第では理事長を超えるほどの)非常に強い権限が与えられている。

ただし、実務上は、「名ばかり」というケースは散見される。

(役員の)輪番制

役員になる順番を決めて、もちまわりで就任する方式。

多くのマンションで採用されている。

順番の決め方は、「部屋番号順」であったり、「ランダムにくじを引いて順番を決めたり」と、いろいろ。

議案書

管理組合総会(あるいは理事会)において審議される内容が記された資料のこと。

一般的に、総会開催の2週間ほど前に区分所有者へ配付される。

なお、作成は管理組合が行う。

が、現実は、その素案を管理会社が作成し、決済を下して採用する、というのが一般的。

なので、管理会社の実務担当者(フロント)は、「ゴーストライター」とか言われ(たり言ったりし)てる。

議事録

管理組合総会(あるいは理事会)の、会の模様が記された書類。

これも、議案書と同じく、管理会社が素案を作成し、それに管理組合が決済を下す。

ゆえにゴーストライターと(以下略

ちなみに、明確なフォーマットは指定されていないので、その出来栄えは、作り手の技量に(とても大きく)左右される。

設備・建物

共用部分

マンションにおいて、専有部分「以外の」建物や設備の部分。

廊下や、階段、エレベーターなどがそれにあたる。

なお、管理運営上、「共用部分としたほうがスムーズだよね」と判断された部分は、管理規約において共用部分と設定されている箇所は多い。

例えば、各部屋に備え付けられたベランダや窓ガラスも共用部分とされている。

専有部分

壁や床、天井に囲まれた居住空間のこと。

この部分は、各個人の所有物となり、登記の対象となる。

マンションによって、「専有部分と共用部分の切り分け」は異なる。

これは、管理規約において、マンションごとにそれが決められているためである。

大規模修繕工事

一般に、10年~15年周期で行われる、「足場をかけた外壁の塗装工事」のこと。

建築基準法における「大規模な修繕」とは定義が違うので注意。

せっかくなので余談を。

建築基準法では、「建築基準法における大規模修繕等の定義(建築基準法第2条第14号 および 15号」において、「建築物の主要構造部を修繕すること」を指す。

この場合、設計業務に建築士資格が必要となる。

が、一般に行われている大規模修繕工事は、それには該当しないケースも多いので、大規模修繕工事には設計に資格は不要となる(可能性がある)。

長期修繕計画

将来に予想される修繕工事等を計画し、必要な費用を算出し、月々の修繕積立金を設定するために作成するもの。

「これを基に区分所有者が支払う修繕積立金(※後述)は算出される」とされているが、現実的には種々の問題を先延ばしにしているケースが散見される。

そのため、これを基にきっちり設定すると、世の中のマンションの修繕積立金は一瞬で倍になる。

会計

管理費

マンションの施設や設備などの維持管理に必要な経費として、各区分所有者から集金する、共益費のこと。

マンションの共用部分で利用した電気代や、エレベーターの点検費用、管理会社への委託料金などをここから支払う。

修繕積立金

「長期的な視野において行われる修繕工事」を行うために積み立てられる費用として、各区分所有者から集金する、共益費のこと。

「長期的な視野において行われる修繕工事」とは、例えば10年~15年周期で行う大規模修繕工事が該当する。他には、エレベーターの修繕や、排水管の交換など。

一般に、毎年行うような一般的な工事はこれに充てず、管理費から支出する。

取り崩しには総会の決議が必要なので、簡単に使えるお金ではない。

管理費等

「管理費」「修繕積立金」「使用料」など、もろもろの諸費用をまとめて「管理費等」と呼ぶ。

と、管理規約に定められている。

ちなみに、管理会社は「管理費等」という表現が好き。

なぜなら、文章が少なく済むから。

由来を知らないと混乱するので注意。

一般会計(管理費会計)

マンションの会計部門は、一般的に二種類ある。

  1. 一般会計(管理費会計)
  2. 特別会計(積立会計)

管理費を扱うのが「一般会計(管理費会計)」部門。

「一般会計」と「管理費会計」という呼び名は同義。特別な使い分けはない。

特別会計(積立会計)

マンションの会計部門は、一般的に二種類ある。

  1. 一般会計(管理費会計)
  2. 特別会計(積立会計)

修繕積立金を扱うのが「特別会計(積立会計)」部門。

「特別会計」と「積立会計」という呼び名は同義。特別な使い分けはない。

仕事

管理員(管理人)

マンションの現場に勤務し、清掃、入居者対応、設備点検等を行う。

一般的に、退職者(60歳~70歳前後)を雇用するケースが多く、パート、アルバイト契約が多い。

会社から、あまり多くの裁量は与えられていないケースが多い。

管理員と管理人は同義。呼び方の違いであり、使い分けは特にない。

フロント

管理員の直属の上司にあたる。

管理組合との窓口を担う社員。

管理員・フロントの質で、マンションの住みやすさは目に見えて変わる。

・・・目に見えない部分も大切なのだけれど。

管理業務主任者

フロントが所有している(はずの)資格。

1年に1度ある国家試験。合格率は20%程度。

フロントにとっての運転免許証のようなものなので、「試験に受からない」で笑って許してもらえるのは入社2年目まで。

3年目からは笑みが消え、5年も受からないと席が消える。

マンション管理士

1年に1度ある国家試験。合格率は8%程度とそこそこ高難易度。

なお、マンション管理士には、二通りの意味がある。

  1. 資格としての「マンション管理士」
  2. 職業としての「マンション管理士」

資格としての「マンション管理士」ホルダーは、受験資格がないこともあり、そう珍しい存在ではない。宅建資格と範囲がかぶっていることも要因の一つであり、フロントも取得を推奨される。

対して、職業としてのマンション管理士はレア。これは、世間的に、マンション管理士に対する需要が低いため。

風のうわさによると、東京にはそこそこ存在する、とは聞いていますが、地方民なので実感として私はよくわかってません・・・スイマセン。

大規模マンションなら、単純に戸当たりの雇用コストが安くなるので、検討の余地があるんだろうとは思う。

ABOUT ME
はじめちゃん!
はじめちゃん!
分譲マンションを管理する会社に勤めています。 資格:管理業務主任者/マンション管理士/宅地建物取引主任士/マンション維持修繕技術者/二級電気工事士/建築業計理士二級/二級建築士/1級船舶免許

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