マンション管理のはじめちゃん!

『マンション管理』のこととか。筆者はフロントマンだよ。

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お時間ありましたらお読みくださいますと、少しだけ理解が深まるかもしれません。

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フロントマンへの転職を考えている方へ

管理業務主任者(マンションのフロントマン)の仕事とは?

更新日:

管理業務主任者ってなにをしている人?

 

ボク 管理業務主任者だよ!

って言って わかってくれる人は なかなかいません。

 

ボク フロントマンだよ!

って言って わかってくれる人は、たぶん他のナニカと勘違いをしています。

 

ボク マンション管理の仕事してるよ!

って言って わかってくれる人は、たぶんあなたを管理員さんだと思っています。

 

さて、今回は、「管理業務主任者という資格にチャレンジして、この業界への転職を志そうとしている人」に向けた記事です。

この業界、ネットで調べたら暗い話しかでてこないでしょ?休みがないとか夜中に呼び出されるとか早く転職したいとか。

ネットってそういうネガティブな体験談はすぐでてくるのですが、ポジティブな体験談ってなぜかないんですよね。

 

この記事はマンション管理会社に勤務している人が書いています。

向いているのかどうか。転職するのかしないのか。それを判断するのはあなた自身です。

ですが、業界の情報が良く分からんという中では判断もできないでしょうから、このブログがその判断材料の一つになればいいな、そう思います。

 

そもそも、管理業務主任者という職業はナイ

管理業務主任者、という職業はありません。

宅地建物取引主任士(長いので以下、宅建と呼称します)、という『職業』が無いのと同じです。

 

不動産の営業マンが宅建をもってますよね?

同じように、分譲マンションのフロントマンが管理業務主任者という資格をもっているのです。

  • 宅建は、不動産の営業マンに必要な資格。
  • 管理業務主任者は、フロントマンに必要な資格。
  • マンション管理士は、いらない。

一言でまとめるとこんな感じです。

 

フロントマンの業務について

結局フロントマンって何をしているの?と言われて、一言でザクっと説明できないのがこの仕事。

それでも一言で表すと、

『マンション運営のサポート』

をしています。

ね?伝わらない。

 

マンションには、どんな機能が求められるのかというと、

  • 建築面のメンテナンス
  • 設備面のメンテナンス
  • 会計業務
  • 組合運営
  • コミュニケーション構築

などです。

マンションには、いろんなジャンルの機能があります。

全部フロントマンがしているのか、と問われれば、全部しているとも、逆に何もしていないとも言えます。

 

してねーのかよ。

 

単なる比喩ではなくて、本当にしていません。

例えば、建築のことは建築屋さんが、設備のことは設備屋さんが、会計のことは会計屋さんがしています。

組合運営とコミュニケーション構築はフロントマンがしている様に見えますが、それだって、契約上はサポートをしているだけで本質は管理組合が主体となり実施をしているのです。

 

フロントマンがすることは、複数の資料をまとめて比較資料を作ったりする程度で、実態として何かをするわけではありません。

 

フロントマンは、マンションの機能を総括する役割なのです。

マンションを一つの会社と例えるならば、フロントマンは秘書です。

理事長が社長です。

副理事長が副社長です。

監査役がいて、その他の理事がいます。

役に就いていない人は、平社員です。

 

秘書の仕事は、資料をまとめて、社長に報告するのが仕事です。

社長が的確な判断ができるよう、資料をあつめるのです。

そして社長が判断をします。

或いは、忙しい社長にかわって外部の業者さんと打ち合わせて、ヒアリングをします。

そういう立場です。

 

なんとなくわかってきました?こないですか。

じゃあ、実務的な事を書いていきます。

 

フロントマンのお仕事一覧!

 

【事務所でのお仕事】

作業の早さ・そして正確性が求められます。

  • 各種見積の取り寄せとその精査
  • プレゼン資料の作成
  • 業者からの各種報告書の精査
  • 会計プランの立案
  • 設備修繕プランの立案
  • 組合活動記録の作成
  • 管理規約(マンションのルールブック)の素案の作成や改定
  • マンションの活動指針、運営方針、ルール等の素案の作成や改定
  • マンション共益費(俗に管理費と言われているもの)の、未納者への督促

 

要するに事務処理です。ちなみに、仕事のほとんどは事務処理です。

私個人の話ですが、マンションのルールを考えている時が、難解なパズルを解いている様で楽しいです。

そしてそれが顧客に受け入れられ感謝された時はエクスタシー。

 

【理事会・総会の運営サポート】

多くの知識と問題解決能力、それらに基づいた適切な助言が求められます。

また、情報を正確に伝える的確なプレゼン能力も必要です。

  • 理事会や総会の設営(出席者のスケジュール調整や会場の予約など)
  • 総会の出欠通知のとりまとめと報告
  • 理事会や総会への出席、アドバイス(質疑応答あり)
  • 理事会や総会の議事録の作成

 

勘違いしてはいけないのですが、理事会や総会の主体は、顧客(管理組合)にあります。

しかし、多くの顧客はマンション管理に対して素人ですので、プロであるマンション管理業者が黒子となり実質の運営を担うケースが多いです。

ちなみに、人の前でプレゼンする事になります。(人数は10名~数十名程度。100人を超える事は普通ありません)

でもご安心を。あがり症の人でも2.3年すればみんな慣れます。ついでにスピーチがうまくなりますよ。

 

【顧客や関連業者との折衝業務】

対人能力、要するに営業さんと同じスキルが求められます。

  • 協力業者への指示(日程調整や、品質の監査)
  • 地域住民(自治会など)との折衝
  • 官公庁との折衝
  • 住人との折衝

 

日本語ができたらさほどむつかしさはありません。

現職が営業職の人はたすぐ対応できるかな。

 

【管理員のマネジメント】

60歳を超えたおじいちゃんを部下として采配する、人間的魅力が求められます。

  • 勤怠管理
  • 日報などの、報告書の確認
  • 業務指導(清掃指導もあり)
  • 顧客対応など、管理員業務の指示・命令

 

世の中にはいろんなおじいちゃんがいます。

くそじじいもいます。

人の話を聞かない人もいれば、人の話が聞こえない人もいます。(耳鼻科的な意味で)

人を使うという事がどれだけ難しく、そして面白いか。

でもくそじいいもいます。

 

【その他】

書くべきか迷いましたが。

  • 緊急対応窓口としての機能
  • 住人間トラブルの仲裁 ※本来は契約業務範囲外ですが。

 

俗にいう『クレーマー対応』

正式な業務範囲ではありません。

管理会社は、マンションの運営をプロとして預かっているのであって、人間関係の仲裁を業務としているわけではないのです。

というのは建前の話。

マンションは結局、人付き合いです。

住民同士の仲がいいマンションはとても住みやすいマンション。

どんなに設備面で居心地がよくても、お隣さんが気に入らなければそれだけで住みにくいマンションです。

円滑な人間関係を構築する手助けができる。そういった人間的魅力にあふれ、上手にとりなしてくれる。

それが良いフロントマンであると思います。

 

フロントマンに求められる知識・スキルについて

業務は上に上げた通りです。

では、それらを遂行するために必要なスキルはなんなのでしょうか?

あとついでに、フロントマンという業務につけば、どのようなスキルが身につくのでしょうか?

 

フロントマンに必要とされるスキル:①法令の知識

  • 民法
  • 区分所有法
  • 建築基準法
  • 消防法、など。

よく登場する法令は上記かなあ。

求められる知識の深さはそれほどではありません(法律の専門家ではないので)が、ある程度は知っておかなければ、理事会や総会といった会議が中断してしまいます。

ていうかやってるうちにそこそこ詳しくなります。

 

フロントマンに必要とされるスキル:②会計の知識 

マンションの会計情報を、顧客へ報告しなければなりません。

報告するだけではありません。分かりやすく解説しなければなりません。

つまり、経理的な知識が必要です。

具体的には、貸借対照表、収支報告書、予算書、合計残高試算表、総勘定元帳などの会計書類を読み解く力が必要となります。

また、仕訳(貸方、借方とか、そういうやつ)も理解しておかなければなりません。

が、まあ、そこまで深い知識はいりません、簿記3級程度があれば十分です。

ていうかやってるうちにそこそこ詳しくなります。

 

フロントマンに必要とされるスキル:③建築設備に関する知識

マンションはコンクリートの建物です。

マンション管理会社は、業務として『それを維持管理する』という使命があります。

そうでなければマンションはすぐにボロボロになってしまいます。

 

何かの設備が劣化したり、故障したりして、更新時期がやってきたとします。

フロントマンは、顧客(素人さん)に、『コストをかけて取替をしましょう』、と提案しなければなりません。

 

すると、顧客はこういうかもしれません。

「なんで金ださなあきまへんのでっか?」

或いはこうです。

「というかそれ、なんでっか?」

まだあります。

「そもそもそれ、いらんのとちゃいますの?」

それにこたえるためには、その設備にどういう役割があるのか、そして更新する事のメリット・デメリット、或いは更新しないことのメリット・デメリットを、正確に説かなければなりません。

 

必要とされるスキル:④パソコンに関する知識

フロントマンには、通常、パソコンが1台与えられます。

資料を作ったり、議事録を作ったり、インターネットサーフィンをしたり。

 

ワード、エクセル、パワーポイント。必ず使います。

ショートカットや関数など、オフィスソフトに精通した社員の仕上げる資料は見た目にも見事ですし、それだけではなくて、やっぱり仕事が早いです。

入社してからも教えてもらえるでしょうが、もし、本格的に習った事が無いのであれば、ちょっとパソコン教室にいってみても良いと思います。同期を出し抜けますヨ。

ちなみに、私個人が感じる、『フロントマンに必要と思われるオフィスソフトの技能』は、日商検定で1級程度、です。

 

必要とされるスキル:⑤文章作成に関するスキル

フロントマン、とにかくひたすら資料を作ります。

一日中、パソコンで文字打ってることもざらです。

日本語を書く能力。議事録を作る能力。資料をまとめる文章力。

世間一般程度の文章力があれば十分ですが、そういう仕事だという事は覚悟して入社した方が良いです。

 

フロントマンの一日

仕事内容はわかった、必要なスキルもわかった。

で、一日なにしてるの?

と聞かれると。

 

7割はパソコンで資料つくってて、あとの2割は電話してて、残りの1割は運転してます。

 

となります。

総会、理事会への出席や、現場での打ち合わせもありますが、業務のウェイトとしてはそれほどありませんヨ。

15棟くらい担当しているフロントマンで、理事会総会への出席は、月5回~10回程度かなあ?

忙しい時期は重なったりするので何とも言えませんが。

週に直すと、1回か2回。

 

というか、資料つくるのに忙しいので、だいたいあんまり現場(マンション)にはいけません。

世間では、フロントマンはマンションに月1回いったらいい方、と言われます。

月1回。ウーン、って感じです。

もっと行ってるとも言えますし、そんなに行ってないとも言えます。

要するに、用事が無かったらいかないんですよね。

逆に、用事があれば毎日でも行ってます。

 

特に、管理員さんがかわって新しい方が赴任した時、等。

毎週、というか、毎日くらい行ってますよ。

 

事務仕事が業務の7割を占める。

程度の差こそあれ、これは、まあ、間違いないと思います。

 

夜間緊急対応やクレーマー対策について

結構ネットや2chではいわれてませんか?

夜たたき起こされる、って。

 

そなに心配いらないと思っています。

マンションにお住まいの多くの方は常識的で、かつ紳士的で、そして配慮があります。

 

夜中にピーピー電話かけてくるような人は、10000人に一人の逸材です。

むしろ、その物珍しさから、逸材の行動を話すだけであなたは人気者です。

武勇伝を聞きたがる人は後を絶たないでしょう。

 

真面目な話をしますと、あなたが常識的で、かつ紳士的で、そしてやさしさと情熱をもって顧客に接する限り、顧客も、上司も、あなたの味方をしてくれるでしょう。

一部の独善的で、かつ野蛮で、そして無神経な人間は、誰からも好かれないものです。

 

しかし、そのクレームが本当に常識はずれなのか否か。

或いは、本人に悪気があるのかないのか。

それを見極める目は養う必要があります。

あなたがクレーマーだと思っていた人は、実は本当のことを言っていて、それを理解しないあなたに対して苦言を呈している、のかもしれないからです。

 

また、夜間休日の緊急対応や、或いは早朝の呼び出しなんてものも、まあ、この仕事しているとないわけではありません。

入社するなら覚悟はすべきです。

家族、恋人との団らんの時に。

子どもの運動会の時に。

友人との飲み会の席で。

唐突に電話がかかかってくることはあります。呼び出されはされずとも、旅行先で必死に電話して業者さんの手配をとならなければならないことも、まあ、ないわけではありません。

ですが、緊急対応で夜中に電話がかかってくることは、1年に1度か2度か・・・、程度です。

 

会社がしっかり体制を整えている限り、そうそう問題視するようなケースは無いと思います。

夜間緊急は当番制を敷いているところもありますね。

 

それよりも、携帯番号が、教えてもいないのに広まるケースがヤバイです。

顧客へ電話する時は、必ず会社の固定電話から。

これで、携帯番号がばれないという事の他に、「携帯はアカンのやで?」という意思表示になります。

また、どうしても広まってしまった場合は、電話番号を変える事で回避できる程度の問題でもあります。(めんどくさいですけど)

 

サラリーマンですから、時間外にやたらと仕事する必要はないと思いますし、会社もそうなるよう努力すべきです。

 

マンション管理のフロントマンをしていてよかったこと

どんな仕事でもそうですが、良い事もあれば悪い事もあります。

私が思う良い点は、

  • 法令、会計、設備等、いろんな知識がつく
  • 管理員さんや顧客、様々な立場の人と関係が出来るので、個人の懐が深くなる
  • ↑に関連して、仕事を通じた人脈ができる
  • 自分の休日がコントロールできる

 

逆に、良くない点は、

  • サラリーマンなので、給料は400万円~800万円程度(個々の出世の程度にもよりますが)
  • 総会が予定されている日は、よっぽどじゃないと急には休めない
  • 休日が少ない(というか、休日出勤が多い。その分の手当も多いですが)
  • 土日出勤が多い。(そのかわり有給は取りやすい)
  • ルーチンが多く、クリエイティブな仕事はあんまりない
  • 休日でも、それを知らない業者さんや管理員さんから電話がある

 

かな。

世間で言われるほどブラックではないと思いますが、トラブルが頻発して対応に追われる日は、場合によっては12時まわるかもしれません。

というか、夜中にマンションへ走らなければならない事もあるかもしれません。

残業代も、満額でる会社とでない会社があります。

 

 

サービス残業の多い業界です。

普通は定時くらいで帰れますけど、場合によっては遅いです。

また、土日に理事会総会が多いので、必然として土日出勤が多いです。

運動会の時など、休むつもりでスケジュールを管理すればその日は休めるので、そういう面ではありがたいのです。

しかし、日々は出勤が多いですから、子どもの休日に自宅にいない、という事はままある事です。

 

良くない点のほうが多くなっちゃいました。。。

待遇面で、絶対土日やすみがいいんだい!という人はやめた方がいいかもしれませんね。

 

まとめ

まとめるほどのことはありませんが、少しはご理解頂けましたでしょうか?

仕事ですから、良い点も悪い点もあります。

 

コスい話しますが、わりかし簡単に転職・就職できる(と思います)わりに、世間より良い給料を頂ける職業であることは間違いありません。

休日出勤が多かったり拘束時間が長かったりと、マイナス面のある職業ではありますが、その分残業代が多いです。

また、業界としてはある程度安定しています。マンション管理業界は恐らく今後、自動的にに成長してゆく市場ですから。

くいっぱぐれの無いサラリーマンとして企業に就職するならば、ひとつの候補として、検討のテーブルにのせてみてもよろしいのではないかな、と、そう思います。

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