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マンションの総会議事録に「署名」と「押印」は必要か?

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マンションの総会の「議事録」

総会という、マンションの最高意思決定機関での「決めごと」を書き記すものであり、マンションの「記録」として、将来にわたって引き継がれてゆく大切な書類です。

 

さて、表題の件ですが、マンション総会の議事録には、「署名押印」が求められています。

以下、根拠。

建物の区分所有等に関する法律より抜粋

(議事録)
第四十二条  

1.集会の議事については、議長は、書面又は電磁的記録により、議事録を作成しなければならない。
2.議事録には、議事の経過の要領及びその結果を記載し、又は記録しなければならない。
3.前項の場合において、議事録が書面で作成されているときは、議長及び集会に出席した区分所有者の二人がこれに署名押印しなければならない。

 

マンション標準管理規約(単棟型)より抜粋

第49条

1.総会の議事については、議長は、議事録を作成しなければならない。
2.議事録には、議事の経過の要領及びその結果を記載し、議長及び議長の指名する2名の総会に出席した組合員がこれに署名押印しなければならない。

 

区分所有法、標準管理規約ともに、”これ(議事録)に署名捺印しなければならない”とあります。

ありますが、ちょくちょく、あまりよろしくない議事録を見かける事があります。

 

よくあるミス

1.「署名」ではなく、「記名」されているもの

「署名」と「記名」は違います。

書名とは、手書き。

記名とは、パソコンやハンコで名前を印字すること。

パソコンで名前が印刷された議事録に、「印鑑だけ」ではイケマセン。

 

2.議事録署名人が定数に満たないもの

「議事録署名人」は、議長+2人が必要であるにもかかわらず、理事長+理事1名、というケースを見かけます。

正式な議事録ではない、と突っ込まれると、少々面倒です。

 

議事録の署名人について

議長(理事長)の署名は必須です。

なぜなら、総会を招集したり、議事録を作成する者は議長だからです。

(議事録は、理会社が書記として請け負い、素案を作成しているケースが多いです)

 

議長以外の2名は、だれでもOKです。

ただ、理事会メンバーが残りの議事録署名人になることが一般的です。

よほどの意欲と責任感のある方でない限り、「役員ではないのに責任をもって議事録に署名押印をしたい」、などと思いません。

また、複数の総会出席者の中から、特定の2名を恣意的に選択することも、選ぶ側の理事長にとっては大きなストレスです。

(理事会メンバーを指名するのであれば、そんな悩みは不要です)

【理事会運営のテクニック】マンション議事録の署名人は、「声の大きい人」にやってもらおう

 

細かいこと言い過ぎ?

「たかだかマンションの管理組合に、厳格なルールの適用が必要か?」

といったお話も耳にすることはあります。

が、将来的に、その議事録の有効性を疑われた場合、答えのでない、混沌とした「水掛け論」に巻き込まれます。

 

余計な混乱を招かないよう、ルールに基づいた適切な組合運営を行うことは、非常に大切なことです。

初めから万全を期し、「疑義を残さない」組合運営を行うこと。

結果として無駄な議論を減らし、スムーズかつ効率的な組合運営を実現させます。

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