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管理組合の決算資料に「残高証明書」は必要か?

投稿日:2017年5月31日 更新日:

会計の決算資料。

各種会計書類の中には、例えば貸借対照表であったり、収支計算書であったり、それらの明細であったり、が、含まれています。

そして、残高証明書も。

残高証明書とは?

銀行等の金融機関が発行する書類で、「あなたの通帳の残高は、何年何月何日の時点で確かに●円ですよ」ということを証するものです。

 

企業会計でも同じなのですが、通常、決算書には、貸借対照表などといった「資産状況を表す会計書類」とともに、”間違いなくその金額が預け入れられているということを証する書類”として、「残高証明書」が添付されています。

 

さて、この残高証明書。

発行には、いくばくかの手数料が必要です。

(金額は銀行にもよりますが、だいたい800円程度)

 

この発行手数料がもったいないので、「残高証明書を発行しなくてもかまいませんか?」というお問い合わせに対するアンサーです。

 

残高証明書を添付する理由は、預金残高の確認のため

まず、会計書類に、残高証明書をなぜ添付するのか。

前提条件として、作成された会計資料の通帳残高が本当に正しいかどうかを確認するための書類は、世の中には(私が知る限り)2種類しかありません。

 

残高証明書と、通帳です。

さて、では、残高証明書のかわりに、通帳のコピーをつけると、これは正しい会計資料と言えるのでしょうか?

結論を言うと、いくつかの条件を満たせば別にかまわないとも言えます。

 

条件その1 必ず通帳の原本を確認して改ざんがないと確かめること

例えば修正ペンで消してしまったり、数字を改ざんしたり、これはできないことではありません。

であれば、通帳のコピーだけを渡されたとしても、それは信ぴょう性のあるなしが判断できません。

必ず、通帳の原本を確認して改ざんのないことを確認する必要があります。

 

条件その2 必ず決算期以降の取引が記載されていること

例えば、3月31日が決算であったとして、通帳に3月27日の取引までしか記帳されていないとしたら、これではいけません。

ひょっとしたら、それ以降に何らかの取引を行っているかもしれず、そしてその取引が通帳に記帳されていないかもしれないからです。

4月に入ってからの取引が記帳された通帳を確認することが必要です。

 

条件その3 カッコ悪いけど気にしない

通帳のコピーは、残高証明書に比べてカッコよくありません。

 

条件その4 説明責任を果たす

会計に詳しい方が見ると、「なんで残高証明書が添付されていないんだ?」と不思議に思われるかもしれません。

質問されたときに、「なぜとらなかったか」と、「どういった方法で不正がないことを確認したか」をきちんと説明する必要があります。

これは、管理会社の口から説明するのではなくて、管理組合の役員から説明する必要があります。

 

別に残高証明書がなくてもいいけど、あったほうが何かとスムーズだよ

上記のポイントがクリアできれば、あえて残高証明書を発行せずとも良いと思います。

会計資料には、通帳のコピーを添付すれば事足ります。

例えば、自治会の会計報告書には、通帳のコピーがそのまま添付されているケースも多く見受けられます。

 

結論的な話

どうしても発行手数料(だいたい840円くらい)が無駄だと感じるのであれば、通帳のコピーで代用する方法でも、ダメではありません。

(正しいかどうか、というのはまた別の話ですが)

 

しかし、なんにしたところで管理組合にとっても管理会社にとっても余計手間が増えるのでおすすめは致しません。

「ダメだ」とも「イヤだ」とも申しませんが、全ての行動にはコスト(人件費)がかかっているということをご理解いただき、なんとか飲んでいただけませんでしょうか?というのが、管理会社側の本音です。

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