組合運営

マンションの役員抽選の管理方法

「マンションの役員抽選の管理が大変だ、ミスが多い」

みたいな相談がありました。

はじめちゃん
はじめちゃん
確かにめんどい。

毎年、次期役員を抽選するといった方式を採用しているマンションは大変ですよね。

私も、担当するマンションのいくつかが毎年抽選方式を採用していますからよくわかります。大変です。

毎年抽選を管理するうえでの最大の課題は、「去年のことなんか忘れてる」ということかなと思います。

抽選管理表を作っておくと便利ですから、そのご紹介をします。

役員抽選の管理表を作る

といっても、大げさな話ではなくて。

毎年、「抽選のときに資料を見れば対象者が一目瞭然だよね」という状態であれば管理が楽なわけです。

今回は、8階建て×1階4戸=36戸のマンションと仮定して作ります。

戸数が増えてもベースは同じでOKです。(数百となるとちょっとどうかとは思いますが、100くらいなら大丈夫です、使えます)

まずは、表を作りましょう。

801 802 803 804
701 702 703 704
601 602 603 604
501 502 503 504
401 402 403 404
301 302 303 304
201 202 203 204
101 102 103 104

はい、できました。

将来へ伝達すべきは「対象外の住戸」の情報

対象外の住戸はどこか? これさえ把握しておけば運営はすごく楽になります。

対象外の理由は様々ですが、大きく分けて2つの理由があります

理由1「役員の対象外」

具体例↓

  1. 外部に住んでいる
  2. 高齢で就任できない
  3. 身体的な事情で就任できない
  4. 何らかの欠格自由がある

理由2「ルール上の対象外」

具体例↓

  1. 1回就任したので、全員が就任するまで除外
  2. 自治会などの役員と重ならないように除外

この2つは、わけて考えると運営が楽になります。

理由1は、将来も対象となる可能性がない。

理由2については、将来、対象となる可能性がある。

という区別です。

手順1「役員の対象外」である理由を塗りつぶす

「役員の対象外住戸」が把握できたら、当該住戸を塗りつぶします。

この住戸は、区分所有者の変更といった変化がない限りは、永年対象外となります。

今回は、

  • 「201、501、704、801」が、マンションに住んでいない。
  • 「703、804」が、高齢で役員を免除されている。

ということにします。

役員選出管理表

801 802 803 804
701 702 703 704
601 602 603 604
501 502 503 504
401 402 403 404
301 302 303 304
201 202 203 204
101 102 103 104

対象外住戸について

外部区分所有者:201、501、704、801

その他の免除者:703、804

これで、役員候補者がわかりやすくなりましたね。

あと、大事なことなんですが、理由も補足で書いておきましょう。

毎年毎年、「どこの家がどういった理由で免除で・・・」と調べるのはとても手間です。

翌年からは、住戸の入れ替わり申請があった部屋のみ変更すれば事足ります。

免除理由は、素直に「高齢のため」と書いてもいいとは思いますが、この辺は好みです。高齢で免除されているということを知られたくない方もいらっしゃるでしょうから、私のような業者としては配慮してぼかすことが多いです。(本音としては「いちいち細かいツッコミを入れられて印刷し直すのが面倒」というあたりですが)

手順2「ルール上の対象外」住戸を塗りつぶす

ルール上、「今年は対象外」という住戸も、抽選対象ではないですから、除外します。

今回は、「101、404、503、802」が、今年の役員として考え、これらを除外します。

自治会と重なる人は除外、という場合は、自治会の役員をここで塗りつぶします。

役員選出管理表

801 802 803 804
701 702 703 704
601 602 603 604
501 502 503 504
401 402 403 404
301 302 303 304
201 202 203 204
101 102 103 104

対象外住戸について

外部区分所有者:201、501、704、801

その他の免除者:703、804

第1期役員:101、404、503、802

はい、できあがりましたね。これで資料は終わりです。

あとは「背景色のない住戸から抽選を行えば良い」ということになります。

色を2色に分けた理由は、全員が就任し終わると、その住戸はまた戻さないといけないからです。外部区分所有者とは区別しておいたほうが楽でよいです。

実際の運用

毎年、抽選表を対象者へ配りましょう。で、全員にチェックしてもらいます。

具体的には、「状況が変わっている方についてはお申し出ください」とでも書いておけばよいでしょう。

ルールを作る上でのポイント

細かいルールについては、各組合で行えばよいことかなと思います、ここでご紹介はしません。

ルールを作るポイントをあげておくと、

  • 機械的に判断できるようにし、人間の感情を挟まないルールをベースとすること
    (期によってルールを変えないため)
  • 役員就任が困難な方は、事前に申し出るようにするこ
    (1年前までに、とか、日を区切ると良い。そうでないと抽選が終わってから言ってくる人がいるので)
  • 個人の事情で役員就任ができない場合は、自分で替わりの人を見つけてもらう
    (理事会が個人の事情に付き合ってると大変。「それが嫌なら最初から言わないとだめだったんだよ。だから君は自己責任でなんとかしてよね」というルールを作っておくと楽)
  • 補欠補充のルールを決めておくこと
    (なんだかんだでイレギュラーはあるので仕方なし、理事会の有利なように設定しておくと吉)

 

みたいな感じでしょうか。

いろいろなマンションの形態があると思いますから、詳細はカスタマイズしていただければ。

私はこんなかんじで抽選の管理してるよー、って話です。

管理会社が役員抽選の運営をするか?

世の中の管理会社がどうしているかは知りませんが、私の会社はしています。

というか、「ルールは管理組合が決めて」実際の運用は、管理会社に外注しているイメージです。

組合側が特に何も言わない場合、役員選出のルールも管理会社が提案することになります。

輪番制を採用しているマンションが多いとは思います。抽選は運営が大変なので、あんまり私はしないですね。

自動的に来期の役員が決まるように設計しておくと、運営が楽ですから。

ABOUT ME
はじめちゃん!
はじめちゃん!
分譲マンションを管理する会社に勤めています。 資格:管理業務主任者/マンション管理士/宅地建物取引主任士/マンション維持修繕技術者/二級電気工事士/建築業計理士二級/二級建築士/1級船舶免許

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