書面雛形

マンションでの理事会議事録のひな形とその運用

色々と悩んで作ったのですが、色々あって結局使わなかったのでこちらで供養いたします。なむりんこ。

なお。
使っていればこれからブラッシュアップもあったと思いますが、なにぶん、使ってないので使用感はよくわかりません。

議事録の案

↑はサンプル画像。

もし使いたいなって奇特な方がいらっしゃいましたら↓をコピペしてご自由にどうぞ。(ただし、私はこれを使ったその結果には責任持ちません。会社のチェックも受けてません。ちなみに、議事録の形を成すためには、参加者の一覧やサイン欄とかを追加しないといけないので、その辺は各社や各組合の様式にあわせて自分で改造よろしくです。自分は表紙を別に作って、そこに参加者一覧と署名欄つけるつもりでした)

事前

議題番号

 

 

議題

 

継続処理

□完了(否決含む) □今期継続 □来期引継ぎ

関連書類

 

報告者

 

状況報告

 

提案事項

 

当日

検討内容

 

議決結果

 

備考

 

議事録の使い方のルール

  • 議題番号は「yy.mm.dd」+「アルファベット(当日の議題順)」+「数字(連番)」
  • 回を重ねたとしても議題番号の変更はしない。
    例)1回目の打ち合わせが「22.10.01-A-01」だった場合、2回目が11月1日の開催だったとしても「22.10.01-A-02」とする。以降、連番変更のみする。
  • 関連書類は、その時に配付した資料のみ記載。過去分は連番から各自がチェックする。
  • 資料について、過去分の再配付はしない。各自にて保管、継続審議分は毎回持参すること。なお、紛失等で手元にない場合は、各自にて管理事務室に連絡をして再発行を依頼すること。
  • 議題提案は2週間前に締め切り、それを超えるものは審議しない。ただし、緊急を要するため審議が必要と議長が判断したものは、審議及び議決ができる。
  • 各議題は、1週間前を目安に対象者へ通知。当日の読み合わせや詳細報告はしないので、各自、事前に一読しておくこと。(資料に記載のある質問が過度に出る場合は、議長はその質疑を中断し、先に進めることがある)
  • 議題一つにつき、A41枚にまとめる。補足がたくさんあるようなら別紙扱いとして添付する。

 

締め切り2週間前ルールがどの程度有効なのかは未知。強気の「それ以降は完全に次回に回す」を実現する場合、やはり管理規約(や、細則)というかたちで総会承認とっておいたほうが無難というか、間違いはないんじゃないかな、とは思います。

これは完全に、ご意見たくさんくれるマンへのけん制。

想定していた運用

議題分だけ作成。理事会が終わったら(というか理事会中に)検討内容と議決結果を書いてしまう。で、それをまとめて年間の事業報告書とする。
付けたしとしてはそれくらいでしょうか。これならフロントの仕事の情報管理が楽なんじゃないかな。

もとは、うるせぇ人が多い組合で、議事録の書き方その他で管理会社がシバかれてたので、いろいろ調整してあげようかなと作ったもの。使わなかったけどね。ポイントの解説は、、、まあ、いいかな。

ほかの感想

備考欄は消したほうがいいんじゃないかな、という気もしますが、幅を設定しておくという意味で、一応つけました。こういうイレギュラーがルールを捻じ曲げてゆくので、こういうのはないに越したことはないのですが、、、

あと、今見たら「提案事項」ではなくて「本日の検討事項」とかのほうがいいかな?
会議をするときに「何を決めるか」がないと話がとっ散らかって収集つかないことがよくあります。それの対策として、道を外さないように予めレールを作っておく、というのがこの雛型の目的です。

この辺は使いやすいように変えてください。

人間、書いてあることは書いてあるように読むものですから、最初からいろいろ縛っておくととてもスムーズです。なんやかんやで、「うるせぇ人」って真面目なんですよ。だからそういう方向で調整してあげたら、ちょっと前に進みます。

以上です。少しでも、誰かの、なにかになれば。

ABOUT ME
はじめちゃん!
はじめちゃん!
分譲マンションを管理する会社に勤めています。 資格:管理業務主任者/マンション管理士/宅地建物取引主任士/マンション維持修繕技術者/二級電気工事士/2級建設業経理士/二級建築士/1級船舶免許

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