マンションでの理事会議事録のひな形とその運用

色々と悩んで作ったのですが、色々あって結局使わなかったのでこちらで供養いたします。なむりんこ。

なお。
使っていればこれからブラッシュアップもあったと思いますが、なにぶん、使ってないので使用感はよくわかりません。

議事録の案

↑はサンプル画像。

もし使いたいなって奇特な方がいらっしゃいましたら↓をコピペしてご自由にどうぞ。（ただし、私はこれを使ったその結果には責任持ちません。会社のチェックも受けてません。ちなみに、議事録の形を成すためには、参加者の一覧やサイン欄とかを追加しないといけないので、その辺は各社や各組合の様式にあわせて自分で改造よろしくです。自分は表紙を別に作って、そこに参加者一覧と署名欄つけるつもりでした）

議事録の使い方のルール

• 議題番号は「yy.mm.dd」＋「アルファベット（当日の議題順）」＋「数字（連番）」
• 回を重ねたとしても議題番号の変更はしない。
  例）1回目の打ち合わせが「22.10.01-A-01」だった場合、2回目が11月1日の開催だったとしても「22.10.01-A-02」とする。以降、連番変更のみする。
• 関連書類は、その時に配付した資料のみ記載。過去分は連番から各自がチェックする。
• 資料について、過去分の再配付はしない。各自にて保管、継続審議分は毎回持参すること。なお、紛失等で手元にない場合は、各自にて管理事務室に連絡をして再発行を依頼すること。
• 議題提案は2週間前に締め切り、それを超えるものは審議しない。ただし、緊急を要するため審議が必要と議長が判断したものは、審議及び議決ができる。
• 各議題は、1週間前を目安に対象者へ通知。当日の読み合わせや詳細報告はしないので、各自、事前に一読しておくこと。（資料に記載のある質問が過度に出る場合は、議長はその質疑を中断し、先に進めることがある）
• 議題一つにつき、A41枚にまとめる。補足がたくさんあるようなら別紙扱いとして添付する。

締め切り2週間前ルールがどの程度有効なのかは未知。強気の「それ以降は完全に次回に回す」を実現する場合、やはり管理規約（や、細則）というかたちで総会承認とっておいたほうが無難というか、間違いはないんじゃないかな、とは思います。

これは完全に、ご意見たくさんくれるマンへのけん制。

想定していた運用

議題分だけ作成。理事会が終わったら（というか理事会中に）検討内容と議決結果を書いてしまう。で、それをまとめて年間の事業報告書とする。
付けたしとしてはそれくらいでしょうか。これならフロントの仕事の情報管理が楽なんじゃないかな。

もとは、うるせぇ人が多い組合で、議事録の書き方その他で管理会社がシバかれてたので、いろいろ調整してあげようかなと作ったもの。使わなかったけどね。ポイントの解説は、、、まあ、いいかな。

ほかの感想

備考欄は消したほうがいいんじゃないかな、という気もしますが、幅を設定しておくという意味で、一応つけました。こういうイレギュラーがルールを捻じ曲げてゆくので、こういうのはないに越したことはないのですが、、、

あと、今見たら「提案事項」ではなくて「本日の検討事項」とかのほうがいいかな？
会議をするときに「何を決めるか」がないと話がとっ散らかって収集つかないことがよくあります。それの対策として、道を外さないように予めレールを作っておく、というのがこの雛型の目的です。

この辺は使いやすいように変えてください。

人間、書いてあることは書いてあるように読むものですから、最初からいろいろ縛っておくととてもスムーズです。なんやかんやで、「うるせぇ人」って真面目なんですよ。だからそういう方向で調整してあげたら、ちょっと前に進みます。

以上です。少しでも、誰かの、なにかになれば。