マンション管理のはじめちゃん!

『マンション管理』のこととか。筆者はフロントマンだよ。

「はじめて当サイトへお越しいただいた皆様へのお知らせ」

以下のリンクで、当サイトの記事を読むうえでの簡単な注意事項を書いています。

お時間ありましたらお読みくださいますと、少しだけ理解が深まるかもしれません。

「はじめて当サイトへお越しいただいた皆様へ」

フロントマンに向けた記事

案内書面や掲示物には、「吉日」は使わないほうがいい

投稿日:

差出日が、「平成●年●月 吉日」となった案内書面、つくってませんか?

業者さんが使う案内書面にも、結構みることあります。

 

「吉日」

便利ですよね。配布する期日に縛られませんから。

なんとなく作って、数日後になんとなく使えます。

 

なのですけれど、「吉日」を、通常のビジネス文書の中で使うことに、私は違和感を持っていて、使いません。

通常、パソコンで作成した日付は空白にしておいて、差し出す日に手書きで日付を入力しています。

 

今日はそんなお話です。

 

「吉日」は、本来、おめでたいときに使うもの

結婚式のお知らせや、お祝い事など。

事務所の移転のお知らせなんかにも使いますね。

おめでたいときに使用されます。

 

もともと、「縁起を担いでいる」という意味合いが強いのでしょうけれど。

ビジネスシーンでは、「おめでたさ」ではなく、日付を適当にボかしたいがために使っているケースがおおいかと。

 

一般の案内書面にはそぐわない

案内書面の日付には「●日にこれを作りました」ということをお知らせする意味合いもあります。

極端な例ですが、見積書に「吉日」とあれば、見積の有効期限がいつまでなのか、わからなくなってしまいますよね?

【余談】

見積書の「吉日」はたまに見ます。

受け取り手から見たら、「書面の有効期限という認識が欠けている=期限管理が甘い=仕事も甘い=お付き合いしない」となりますので、あんまり印象がよくありません。

あと、同じような理由で、「角印のない見積書」も少し悩みます。どうしても間に合わないなら、せめて自分の印鑑でもいいので押しておいたほうがよろしいかと。

 

マンションの掲示板に張り出す案内書面や注意書面も、ある種のお手紙みたいなもんです。

ビジネスレターとして考えれば、「差出日はいつか」ということは、時に重要な意味を持つこともあります。

 

例えば、注意書面であれば、「これは、●日時点での情報ですよ」ということを暗に示すことができます。

それ以降に案内書面を見た方であっても、「あ、もしかしたら日がたっているから解決したかもしれないな」と察することができます。

 

「日付はあったほうがいい」とは感じていただけましたか?

とはいえ、「そうはいっても吉日って便利」ですよね。

じゃあ対策を次の章で。

 

吉日を使わないための解決策

1.書面が1枚だけの場合

作成する書類が1枚だけの場合は、楽です。

冒頭に書きましたが、「月と日付を空白にしておいて、差し出すときに記入する」だけです。

 

注意点は、早く届けないといけない書面(お詫び状とか、見積書とか)の場合は、「おいおい、いつ持っていくかわからないような仕事の仕方してるのか?」と思われても困ること。

そういったデリケートな書類の場合は、あらかじめ日付を印刷しておかないといけません。

(ていうか、そういう書面は、日付がどうという前にすぐ郵送するなり持っていくなりしてください)

 

2.大量の配布物の場合

大量に配布する印刷物の場合。

例えば、「注意書面をマンションにお住まいの方すべてに配布する場合」です。

 

さっきのパターンのように日付を空白にしていると、1枚1枚手書きは少々面倒です。

こういう場合は、「かなり先の日付にしておく」という手段をとっています。

 

十分に間に合うであろう未来の日付を入力しておけば、印刷してから配布するまでの間に対応をすればいいのです。

管理員室へ郵送する場合は、あらかじめ遅延等も見越して、1週間ほどの余裕をもって印刷しています。

 

「吉日」を使わなくなった結果、配布日の日付がずれても構わない

「吉日」の場合はたいして考えませんが、日付を入力すると、どうしても実際の発信日と書面の日付がずれることがあります。

もし、印刷したものが配布できなくて、結果として遅くなったとしても、あんまり気にすることはないと思います。

受け取り手は、「ああ、これは●日に印刷したんだな」と思うでしょうし、少々ずれていたところで実害がなければスルーするのが普通です。

 

ただし、ごめんなさいの謝罪文や、「もっと早く教えてよ」というような重要な内容の文書の場合は注意。

「この日付の差異はなんなんだ?」「お前もっと早く持ってこれたんじゃなかったのか」と、怒りに火を注ぐ結果になりかねません。

 

まとめ 

  1. 「吉日」は、あんまりビジネスシーンでは使わないほうがいい
  2. そのために、「日付を開けておく」か、「日にちに余裕をもって印刷する」ことをしよう。
  3. 結果、配布日と少々ずれたとしても誰も気にしてない

 

実は、私も昔使っていました。

で、お客さんから「チョットおかしいよ」と言われたことがあります。

「吉日」とすると、とっても便利だったので使っていましたが、はて、そういわれてみれば・・・。

で、それ以、来使っていません。

 

日付を入力することで、スケジュール感覚もつきました。

要するに、仕事のレベルが上がりました。

これでよかったな、と思っています。

 

【補足】

総会の案内状に「吉日」を使ってるとこはさすがにないと思いますが・・・。

もししてるようなら、ヤバいので即刻やめてください。

総会の案内は、発信主義(受信側が受け取った日ではなく、差出側が差し出した日をもってお知らせした日と解釈する考え方)をとっています。

到着した日ではなく、発信した日が何より重要。

その日が記入されていないとなれば、総会の成立自体の瑕疵が問われかねません

-フロントマンに向けた記事

Copyright© マンション管理のはじめちゃん! , 2017 All Rights Reserved.