マンション管理のはじめちゃん!

『マンション管理』のこととか。筆者はフロントマンだよ。

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仕事効率化

TODOリストを使ったスケジュール管理の実例:「マンション管理の場合」

投稿日:

ワンダーリスト(Wunderlist)

URL:https://www.wunderlist.com/ja/

このソフトの何が素晴らしいか。

一言でいうと、それは「無料である」ということ。

 

今回は、ワンダーリスト(Wunderlist)を使ったTODO管理の方法をご紹介します。

 

担当業務や会社によって、仕事の進め方も違いますよね。

私の紹介した方法がそのまま通用するとは思いませんが、「こういうやり方でしてるひともいるんだなー」と。

何かの、参考になれば幸いです。

 

なお、ここでは、マンション管理のやり方を実例に出していますが、やり方自体は、普遍的なものだと思います。

TODOリストを使った事がない方は、やってみたら幸せになれるかもしれません。

(後で説明しますが、家族の記念日の登録は超おすすめです)

 

基本的な考え方:「毎年やることリスト」の管理を、TODOリストでやりたい

TODOリストで何がやりたいか。

それは、「毎年やることリストの管理」です。

 

年間のやることリストの管理は、会社でどこまで管理できていますか?

基本的な会社としての業務対応の年間スケジュールは、設備部門なりが対応して、フルオートで完了していると思いますが、細かいところまではどうですか? 会社のシステムで対応できますか?

 

例えば、「毎年6月には、住んでる人みんなでお庭の草むしりをする」みたいな理事会があったとしますよね。(きょうび、草むしりなんて業者委託でしょうけど)

基本、フロントも管理員も参加はしないのでなにもしないけれど、「案内書面の作成・印刷と、声かけだけは管理会社へ依頼されてる」みたいなイメージです。

なので、5月末ごろには、誰に言われなくても準備をしないといけない、というパターン。

 

こういった細かい情報を、会社のシステムに登録してできてるならいいのですが、どうですか?

うちはできてません。

(いや、登録すればできるのですけど、結構手間なんですよね。事業報告として自動的に決算告書に上がっちゃうし)

 

そういうわけで、こういう細かいところは、「引継ぎノート」的な資料には書き込まれたりはしますけれど、「6月に案内をする」というTODOは、結局フロントが管理して、フロントがやらないといけません。

でも、1年スパンの話なんて覚えてられませんよね。

毎月、確認にいちいち引継ぎノートなんて見てられませんし。

 

個人のスケジュール帳にいれててもいいですが、それだとリスト化ができません。

そういう時に、TODOリストを活用しよう!という話です。

 

ワンダーリスト(Wunderlist)を用いたTODOリストの活用例

注意

ワンダーリストというソフトの「使いかた」はここでは説明しません。

すみませんが、やってみて慣れるか、調べるかして下さいませ。

 

まずは、フォルダとリストを作る

まずは、おおもとのフォルダの中に、リストを作ります。

この時、マンションごとにリストを分けると便利です。

なぜなら、引継ぎの時にそのリストを印刷して渡せば、年間スケジュールの補足説明がそれで事足りるからです。

 

実際の画面です。

画像は、マンションは3つだけですが、10棟担当してたら、10棟分が並ぶイメージです。

 

リストの中身は、「やること」

次に、リストの中身に、「やること」を入力します。

今回は、例として3つ入力しました。

会社で管理できていることはあえて入れる必要はないので、自分で管理しないといけないことだけを入力しましょう。

(入力は、気が付いた時に随時入れていくくらいでいいと思います。長い目でリストを完成させましょう)

 

私は、「自転車の整理」や、「自治会関連の話」が主に入っているような気がします。

とはいえ、何が入っているかはあんまり把握していません。

というか、勝手にスケジュールにでてくるので、私は内容を知らなくてもいいんですよ。

この方法の最大のメリットはこれです。「管理しなくていい」

 

期限とリマインドの設定をする

次に、「期限を設定」「リマインド」を設定します。

 

実際の画面です。(パソコンの画面です)

 

この時、「期限は着手日」「リマインドはその日のAM9時」など、ルールを決めておくと設定を迷わなくて済みます。

また、ルールがブレていると、ミスに繋がるのであんまりよくありません。

ので、自分なりのルールを決めた方が良いです。

何が良いかはわかんないので、自分なりにやりやすい方法はみつけてください。

また、画面では「繰り返さない」となっていますが、これを変更して、「毎月繰り返す」や、「毎年繰り返す」にしておくとさらにいいかもしれません。

 

実際に期限が到来したら

スマホアプリはインストールしていますか?

なら、スマホに通知が来ます。

通知が来たら、忘れずに実施しましょう。

それだけで「うっかりミス」は防げます。

「ちょっと今忙しいから後回しに!」っていう場合は、期限を変更して、再設定すると忘れなくて済みます。

 

更に、「繰り返し予定を来年に」登録していれば、自動的に来年にもTODOが入ってますので、楽です。

もし、繰り返し設定をしていないなら、その設定の日時を変えて、再利用してもOKです。

やりやすい方法は、やりながら工夫してください。

 

応用編、家族の記念日の管理もできる!!

まあ、こっちのほうがメインで使えると思いますw

誕生日、結婚記念日、初デートやらなんやら。

女のヒトって、なんであんなに覚えてるんでスカ?

私なんて自分の誕生日も怪しいのに。

 

そんなときに登場するのがTODOリスト。

しれっと登録しておいて、毎年リマインドしましょう。

うっかり忘れる事が防げます。

 

まとめ

「TODOリストのリマインド機能を上手に使えば、年間の予定表は完成するヨ」という話です。

スケジュール帳に入れてもいいとは思いますが、それだとリスト化が出来ないですよね?

「入力したかな、してないかな」となり、確認に時間がとられます。

TODOリストとして、リスト化されれば、自分も安心できますし、ほかの人への引き継ぎも楽です。

 

最大のメリットは、「管理をしなくていい」こと。

いくつのTODOがあろうと、一切その数を数える必要はありませんし、管理する必要はありません。

「するべき時が来たら機械的に教えてくれる」

これだけ。それがいい!

 

補足 TODOリストと、タスクリストの違い

「今日することリスト」が、タスクリスト。

「将来やらんとならんことリスト」が、TODOリスト。

 

と、使い分けるのだそうです。

参考:http://lance3.net/chigai/z0387.html

 

この辺の違いは、まあ興味があれば調べてください。

(言葉の定義の話なので、自分で表現する限りにおいてあんまりこだわる所ではないとは思いますけれど)

 

今回は、「将来やらんとならんことリスト」の整理の方法でした。

何やら少し前、「長期的な(1年以上はダメ)TODOリストの管理はできない」とか言ってた気がするんですけど、よく考えたらやってました。

二枚舌野郎と呼んでください。スイマセン。

(会社で利用してるグループウェアに付属のTODOリスト使ってるので、正確にはワンダーリストではやってないんですけど)

 

この件に限らず、割と同じ時期に、全く真逆のこと言ってたりするので自分でも恐ろしいです。

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