マンション管理のはじめちゃん!

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フロントマンに向けた記事

とにかく仕事が詰まって忙しくてどうしようもない時の仕事の整理方法

投稿日:

私は、「タスク管理をしない」事を信条にしています。

タスク管理をする時間を業務処理に回せば、いくつかの処理が終わると思うからです。

そして、仕事の忙しさとは、その「いくつかの処理」の積み重ねであり、つまり発生したそばから解決しさえすれば最初から忙しくないからです。テトリスの原理です。

 

さて。

とはいえ、個人の業務量がオーバーフローするときは訪れます。

そんな、本当に忙しい時、私は、「自分の仕事を整理する」という事をしています。

今回は、そのご紹介です。

・・・まあ、特に珍しい方法でもないとは思いますが。

誰かのご参考になれば。

 

やりかた

全部机の上に出す

自分の仕事を、机の上にすべて出します。全部です。

重要度、緊急度、難しい、簡単、全て関係なしに、全部です。

私は、一つ一つの案件ごとで、一つのクリアファイルにまとめて全部の資料を突っ込んでいます。

ですので、机の上に大量のクリアファイルがうずたかく積まれることになります。

もし、「あと何をすべきかわからない」という状態であれば、それはもうヤバいというか、ゲームオーバー気味です。

素直に上司に助けを求めてください。それが仲間のためなので。

 

仕分けする

次に、カテゴリーで分けます

カテゴリーとは、

  1. 「今日する案件」
  2. 「今日はできないが、期限が明確なので直近でとりかからないといけない案件」
  3. 「2週間以内ではさわらなくてもいい案件」
  4. 「自分ではない誰かの対応・連絡待ち案件(自分からは何もしなくていい案件)」
  5. 「良く考えたら何もしなくていい案件」

の、5つです。

※私はこれで分けていますが、業務内容によって適切なカテゴリーは変わると思います。

 

この場合、緊急度、重要度といった、案件ごとの特性は、一切考慮しません。

いつするか。

これだけで判断します。

(「7つの習慣」って本、ご存知ですか? 「時間管理マトリクス」なんですけど、あれ、管理職以外のサラリーマンはやっちゃだめですよ。緊急度が低かろうが何だろうが、やらんといかんことはやらんといかんので。そして、やるなら早くした方が何かといいので。というか、あそこで語られているのは人生の選択の話であって、業務処理の優先順位の話ではないです)

 

このうち、3~5までは、とりあえず、まとめて視界から消します

はい、これで、すぐにしないといけないものだけに絞られましたね。

業務がスリムになりました。

5の「良く考えたら何もしなくていい案件」については、シュレッダーにかけたいところですが、私はそれで何度も痛い目に見ている(後で必要になる事が多い)ので、とりあえずダンボールに入れて倉庫にしまうと良いかなと思います。

1年くらい寝かせて、それでもやらなくてよかったなら気前よく捨てましょう。

(やることを探すよりも、「やらなくても済むこと」を探すほうがよっぽど技術が必要です)

 

スケジュールを組み立てる

次に、2「今日はできないが、期限が明確なので直近でとりかからないといけない案件」を、確認します。

期限は1週間後ですか? 3日後ですか?

また、その合間合間で、処理が止まるポイントはありませんか?

「誰かの許可が必要」などで処理が止まるなら、そういうのは早めにやっとかないとあとがめんどくさいので、はやめにスケジュールしましょう。

あと、できれば、その処理が止まるタイミングで、業務は分けて考えたほうがいいです。(1つの連続した処理ではなくて、前半と後半に分けられた、「2つの業務を持っている」と考えたほうが組み立てやすいです)

 

ざっと確認が終わったら、スケジュールを頭で組み立てます。

5つ以上の案件を抱えている様なら、頭の中だけでは難しいので、リスト化しましょう。

リスト化と言っても、A4の紙に書くだけです。

「案件名、やること、期限」

を書きます。

 

例)

●●アンケート アンケート配布 11月20日まで

●●マンション 総会議案作成 11月25日まで

 

みたいな感じです。

書き方はなんでもいいです。自分が分かればいいので。

 

今日のやることをする

それが終わったら、今日のやることをします。

そんなけです。

 

予定通りに今日のやることは終わりましたか?

終わっていないなら、ご自身の目算はかなり甘いことになります。

一度、一つ一つの仕事の目算をじっくり考えなおすか、何が原因で遅れているかを振り返ったほうがいいと思います。

もしかしたら、仕事が終わらない原因は、目算の甘さによる「抱え込みすぎ」かもしれません。

慢性的に仕事溜まってませんか?大丈夫??

(突発的な飛び込みの業務もあるので一概には言えませんが・・・)

 

予定より早く終わりましたか?

悪いことではないと思いますが、それはそれで大丈夫ですか?

目算からずれるということは、自分の業務スピードを理解できていないってことかもしれません。

余裕をもったプランは悪くないですが、それが常態化すると、全体的に遅くなってしまいます。

早く効率的に、という思考がなくなります。

そして、それが無駄な仕事につながります。

やらなくても済むことをやってませんか?本当にそれは丁寧さですか?

丁寧と無駄は紙一重です。

見極めは大切です。

どうせ早くできるなら、仕事なんてぱっぱと終わらせて、「お昼からはスタバで読書」くらいの余裕は持ちたいものです。

 

以上

私が忙しいときにやってることはそんな感じです。

要するに、「今日やるべきことだけに集中する」って話です。

 

年末年始は稼働日数が少ないので、必然として業務が「ギュっ」と圧縮気味。

もう11月も半ばなので、そろそろ忙しい時期がやってきました。

私もそんな感じで、よくよく考えたら、なんだかアンケートは6個並行して進んでるし、年末に向けて決算処理しないといけないのたくさんあるし、あれ?俺忙しいぞ?

 

そんな感じですが、まあ定時終わりは死守したいところです。

よくよく考えたら、この仕事の一番「ヤな」とこって、こういうとこだと思いました。

つまり、業務量が自分でコントロールできない。

忙しい時期に忙しい話が降って湧いたりして、そしてそれが回避できなかったりするので、ああ、まあ今はちょっと黙ってろよとか思う事もあるわけです。

 

とはいえ、この仕事する限りにおいてそんなもんどうしようもないので、単純に普段から余裕を持っておくこと。

それが何より大切です。改めて、自分にも肝に銘じたいところです。

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