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フロントマンに向けた記事

【フロント向け】資料の単純な変更は、「置換」システムを使えば早いんだぜ?

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フロントの皆さん、ワード使ってますか?

 

どのようなソフトを使ってるかって、きっと会社によって変わると思うんですけど、まあそれにしても、ワード・エクセルってよく使いますよね?

(よね?)

 

そんなワード。

日付を代えるなら、超楽かつミスの少ない、「置換」がおすすめ。

使ったことないなら是非おためしください。

 

「置換」ってなに?

「置換」っていうのは、ワードやエクセルに標準装備されている機能ですね。

ざっくりというと、文章中の「●」を、自動的に「▲」へ変えてくれる機能です。

 

総会資料って、毎年、同じ部分の書きかえがほとんどじゃないですか?

例えば、平成29年 ⇒ 平成30年

とか。

第10期 ⇒ 第11期とか。

これが自動でできたらいいと思いません?

できるんですよ、コレが。

 

「置換」のやり方

例えば、以下のような資料があったとしますよね。

 

これを置換しましょう。

まずは、キーボードの「ctrl」ボタンを押しながら、「H」ボタンを押します。

すると、以下のような画面がでてきます。

ここの、「検索する文字列」に、現在入力されている文字。

「置換後の文字列」に、変更したい文字を入力します。

この時の注意点は、「必ず、新しいものから」すること。

例えば、「平成29年⇒平成30年」に変更した後、「平成30年⇒平成31年」に変更したらどうなりますか?

資料の全部が平成31年になっちゃいます。

だから、まずは「平成30年⇒平成31年」をしてから、「平成29年⇒平成30年」にするのが正解です。

 

あとは、「すべて置換」というボタンを押せば、文章中の全ての文字列が変更されます。

注意点は、「全て」変更される事。

機械的に検索をかけていますから、細かなニュアンスは汲み取ってくれません。

「平成29年」という文字列のうち、変更したくない場所がある場合は、「すべて置換」ではなく、その左側の「置換」というボタンを押して、ひとつずつ変更してください。

 

 

「置換」を使う事で、暦と、事業年度は、一瞬で変更可能です。

 

動画とったよ

なんだか、言葉では伝え方が難しいです。

動画を撮りました。

ご参考になれば。

 

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