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【マンションフロント向け】理事会TODOリストを活用しよう

更新日:

理事会では、いろんな話をします。

宿題は忘れちゃうと自分の信用力をなくしますし、何より自分が『あれしてこれして』って覚えておくのは大変です。

 

そこで、理事会の打ち合わせを忘れないために。

同時に、役員と管理会社との認識に齟齬がないように。

そして、やった事の記録を残せるように。

何より、議事録をぱっぱと書ききる為に。

 

理事会のTODOリストを作りましょう。

メチャラクです。

 

以下、私がつかっている理事会TODOリスト

 

いつから

内容(得たい結果) 中間 現状 本日の協議結果等 期限 備考
総会 エントランスエアコンの修理 修理と取替を検討。修理を選択。 修理を実施済み(費用:●●円) 完了報告のみ 完了  
総会 マンション保険の契約 総会承認 予定通り契約完了 完了報告のみ 完了  
総会 ●●の修繕工事 契約書受領 8/28に施工予定 完了報告のみ 完了  
前期より 防犯カメラ設置 プランニングの精査
 ⇒追加場所を指示
見積待ち 中間報告のみ
8/15までに見積受領、予定。
その後回覧。
問題なければ、次回総会で協議。
回覧期限:8月末まで  
7/15発生 共用トイレの換気扇故障 異音発生
 ⇒見積:●万円
使用停止中 内容承諾、管理会社へ発注指示 すぐに発注  

エクセルデータ= 理事会TODOリスト ←エクセルが開きます。ご注意。

 

こんな感じです。

エクセルデータをDLしてお使いください。

これを理事会議事録に添付して、「添付のTODOリストに基づいて協議しました」と書いておけば、それで理事会議事録が出来上がります。

(社内規定があって使えないならゴメンナサイ)

 

理事会TODOリストの使い方

見たまんまですが、一応いくつか補足を。

『本日の協議結果等』の欄には、理事会前は空白にしておきます。

で、終わったら書き足します。

それを理事会議事録に添付します。

 

エクセルファイルは、1期ごとに1ファイル作ります。

1回の理事会毎に、1枚のシートを使います。

すると、期ごとに、やったことの一覧が出来上がります。

数年後に見返すときも、それを見るだけでだいたいわかりますし、解決しない事項はデータに残り続けますから、未解決が忘れっぱなしはまずありえません。

 

余談

なお、本来のTODOリストは、もっと細分化されるべきです。

これは、どちらかというとタスクリストです。

が、細かく書いたところでどうせ実行するのは管理会社(自分)ですから、いちいち細かく書かずに、ざっくりやる事を書くくらいで良いと思います。

(細かく書く時間が無駄だと思います)

 

こういう一覧表があれば、『決めるべきこと』が明確になるので、結果的に理事会も早く終わります。

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