『マンション管理』のことなどについて。筆者はフロントマンだよ。

マンション管理のはじめちゃん!

マンション雑記

【20代マンションフロントマン向け】管理員さんとの付き合い方

投稿日:2017年5月17日 更新日:

マンションのフロントという仕事をしていると、少なくても10名、多いと30名ほどの管理員さん・清掃員さん(以下、管理員と清掃員をまとめて「管理員」と表現します)とお付き合いをすることになります。

皆さん人生の大先輩です。

わりと気を使います。

 

何年か、フロントというかたちで管理員さんとお付き合いするなかで、年上の管理員さんには

「相談すること」

そして

「任せること」

が、最もお互いの関係を円滑に、そして良好に保つ秘訣であると、そういう結論に行き着きました。

管理員さん、というか、年下の部下に対しても同じなのですけれど。

 

全員の管理員と密なコミュニケーションは、そもそもとれない

私は、現在、20名ほどの管理員さんとお付き合いをしています。

新入社員のころ、担当管理員さんは5名程度でしたから、一人一人と話をする時間が十分にありました。

 

ですが、担当マンションが増えるにつれ、一人一人と密な連携は取りにくくなってきました。

仮に、1ヶ月に一人と面談をしようとしたとします。

一人あたり面談時間が30分、移動時間含めてトータル1時間として、20人いれば20時間かかります。

単純計算で1日8時間としても約3日です。

とてもじゃありませんが、ムリッス。ギブギブ。

 

そんな中でも、「管理員さんの信頼を勝ち得る」と共に、「気持ちよく働いて頂くためにはどうすればよいのか」について、今までの経験をメモメモ。

 

前提として、管理員さんは偉い人

そもそも、管理員さんはおじいちゃんばっかりです。

マンション管理員さんはナゼ高齢者ばっかりなの?年齢制限でもあるの?という話

 

40年以上という長い社会人経験を経て、現役を退職したサラリーマンが管理員さんとして働くケースが圧倒的多数です。

(自営業の方や、職人さんだった方は、ほっとんどいません)

必然として、「本社の正社員の誰よりも社会人(しかもサラリーマン)経験が長い」ということになります。

年齢が年齢ですから、退職前の会社では幹部クラスまで出世した人もたくさんいます。

(現役世代の年収が1000万円を超える人たちも少なくありません)

そんな彼らをフロントマンは部下に持つわけなんですけど、だいたいからして、父親より一回り年上の人たちです。

 

フロントマンにとっては、「え?年上の部下っすか?」

 

ってなりますし、

 

管理員さんにとっては「おやおや。年下の上司かね?」

 

となるわけです。

しかも、親子以上に年の離れた。

 

これは、すごくややこしいことです。

社員と、パートタイマーという立場の違いはありますが、年齢(からくる経験)の差は歴然。

 

大切なことは、相手を尊重すること

フロントマンにとって大切なことは、

『管理員さんは、(マンション管理の経験はないかもしれないけれど)たくさんの人生経験・知識のある、人生の大先輩である』

と、いうことを認識すること。

 

そして、同時に管理員さんサイドでも

『担当フロントマンは、多くの現場経験とマンション管理に関する知識・技術を持ったスペシャリストであり、有能な上司である』

ということを理解すること。

(フロントマンにとっては、その理解ができるだけの技能を示すこと)

 

何においても信頼関係を構築することが絶対に必要です。

部下・上司という垣根を越えて、人間としてお互いを尊重をすること。

信頼関係がなければ、とてもしんどいです。(お互いに)

 

信頼関係があれば、任せられるし相談もできる

お互いに人間としての信頼関係ができあがる。

すると、管理員さんは年上ですから、自然と

「どうすればベストだと思いますか?」

と、現場の判断を仰ぐことができますし、そしてそれに大きなずれがなければ

「ではそのプランでお任せします」

と返答ができます。

 

そうなると、それほど密に連絡を取り合わなくとも、みなさんきちんと満足のゆく仕事をしてくださいます。

あと、フロンとマンから指示するのではなくて、「どうすればいいか」と聞くと、多くの方は嬉しそうになさいます。

やっぱり、聞かれると(頼られると)気持ちよく仕事できますよね。

 

私の体験

私の実体験として、入社したころは「管理員へ指示を出す」というかたちで采配をとっていました。

管理棟数がすくないうちは、それで管理ができていました。

「誰にどの程度の能力があって、どこまで任せて」、ということが、自分の頭の中で理解できていましたから。

 

でも、担当物件が多くなるにつれ、(あと、それに伴い仕事量も増えるにつれ)、個人個人の細かい一挙一動まで見てらんなくなりました。

また、管理員さん側にとってもそれは「とても窮屈なこと」なんだと、ふと気が付きました。

管理員さんには長い社会人経験があり、そして自分で考え適切な解答を導き出す能力がある、ということに、私は気づいていなかったのです。

 

そこで、私はほとんどの判断を現場の管理員さんに任せるようにしました。

業務の趣旨だけを伝え、具体的な行動は一任する。

(ただし、必ず報告だけは密に行うように、とだけは幾度も念を押しました)

 

自分で指示を出した方が早いといえば早い(そして正確で、かつ間違いもない)のですが、ぐっとこらえて、

「どうすればいいか教えてください」

と言うようにしてからは、むしろパフォーマンスは上がったように思います。

あと、各人が独自に判断して良い方法を考えてくれるので、指示を出す時間と手間がどんどん減っていき、私の仕事の圧縮にもつながりました。

 

残念ながら、というべきか、「資質の欠如」も、個人によってはみられないこともありません。

しかし、『各人が責任をもって、担当マンションを切り盛りする』、という認識と、そしてその裁量を与えてからは、私の思う正解とは違う方法ではありながらも、総合的には十分に満足のゆく仕事をしてくれています。

やきもきもしましたが、思い切って、「全部任せる」という方法をとって良かったと思っています。

 

おまけ

たまに缶コーヒーとか持っていって、一緒にコーヒー飲むと、ちょっと打ち解けられます。

(普段から、コーヒーの好みもメモしておくとなおよろしいです)

それから、私はたまに管理員さんと飲みに行ったりもしています。

飲みに行くのは、さすがに自分でもそこまではどうかとも思ってはいますが、まあ、別に誰も損しないしいいのかな、と思っています。

普段聞けない話も聞けますし。

336

336

-マンション雑記

Copyright© マンション管理のはじめちゃん! , 2017 AllRights Reserved.