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マンション雑記

【初心者向け】マンション総会や理事会の議事録を作る際のメモの取り方

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フロントマンや、自主管理マンションの方で、「はじめて議事録を書くんだけど」という方に向けたページです。

議事録を書くにしても、いったい会議ではどんなメモが必要なのか。

今回はそんなお話。

 

議事録を書くために当日するメモ

メモは詳しく書く必要はありません。

見返したときに内容が思い出せる程度で十分です。

そもそも、専門の書記でない限りは質疑応答に答えながらメモを取りますから、一言一句細かく詳しくメモをしていると進行がストップしてします。

走り書きで十分です。

 

例えば、理事会で、こんな会話があったとします。

A「部外者が駐輪場を使っているみたいなんです。見たことが無い人だったのでマンション外の人の様な気がしますが、何かご存知ですか?」

B「あ、私も見ました。20代くらい?若い人ですよね。お昼くらいに見ました。ふらーっと入ってきて、ふらーと出て行って・・・」

C「そうなんですか。怖いですね」

A「あそこカメラありましたっけ?」

管理会社「駐輪場にはありません。カメラの設置は入口と駐車場です」

C「えー、怖い。なんでついてないのですか?」

管理会社「過去の検討時は、コスト面から採用を見送りました」

A「駐輪場も十分な広さではないですし、マンション外の人が使っていると困りますよね」

C「カメラつけられないのですか?」

管理会社「技術的には可能ですよ」

A「広いからたくさんカメラが必要ですよね?」

B「あー、前はそれでやめたのでしたっけ?」

管理会社「部外者の迷惑駐輪の対策でしたら、カメラ増設もそうですし、シールで見分ける方法もあります」

A「それもいいですね」

B「シールって見た目悪くないですか?うちの娘、高校でもシールを張ってるのですが、ダサいってずっと文句言ってて。これ以上シール増やしてくれるかな・・・」

管理会社「最近はいろんなデザインがありますよ。サンプルを取り寄せておきましょうか?」

C「カメラの見積はとれないんですか?」

管理会社「とれますよ。前回検討されたのは5年以上前ですし、もう一度検討してみるのもいいかもしれませんね。見積とりましょうか?」

A「そうですね。お願いします」

管理会社「わかりました。管理員にも注意させておきます。ただ、駐輪場の方はもしかしたら何か事情のあるお住まいの方かもしれませんし、何か情報があればあらためてご連絡くださいませんか?」

 

 

思いつくまま書いたので内容には触れないでほしいのですが、例えば、として、そんな話し合いがあったとします。

会議の中でとるメモとしては、私ならこの程度です。

駐輪場、部外者。マンション外?

検討。要シールサンプル、カメラ見積。

管理員確認

メモのポイントは、何を質問されたのか」「話し合いの結果どうするのか」がわかることです。

簡単でいいです。

但し、時間と共に記憶は薄れていきます。メモがざっくりしすぎていると本当にわからなくなるので、最低限、自分が分かる程度には書いてください。

 

単語だけでもいいです。

単語だけを書いていっても、なんとなく会の様子は後から思い出せます。

 

 

ちなみに、先程の例を議事録に起こすなら、

駐輪場を部外者が使用しているのでは、という情報があった。

対策として、駐輪場のシール導入と、防犯カメラの増設を検討することとした。

シールサンプルの取得、防犯カメラ見積の取得を管理会社へ依頼した。

 

くらいでいいと思います。

 

管理員が注意したり、情報があれば教えてね、なんて話も、会話では出ましたよね?

書いてもいいのですが、あえて議事録に書き記す必要はないと判断しています。

但し、メモにはTODO的に「すること」として書いておいて、実行は忘れない様にしましょう。

すぐにできる事ならすぐにしてしまって、もし、何か情報があれば、補足情報として書き足してもいいですね。

 

 

4色ボールペンを使う

4色ボールペンの使用をお勧めします。

使いかたは人それぞれですが、私は次のように使い分けています。

黒=普通のメモ

青=訂正や、注意点

赤=自分がしないといけないこと

緑=自分の思いつき

 

色分けしてメモを取ることで、あとで情報が読み取りやすくなります。

つまり、書かなければいけない情報が減ります。

結果的に早くメモを取ることができます。

 

 

ボイスレコーダーはおすすめしない

ボイスレコーダーもいいですが、聞きながら書いてると本当に時間がかかります。

終わらないので、ボイスレコーダーは内容が分からない時のための最後の手段と割り切って、メモだけで仕上げるようにしてください。

そうしないと、いつまでたっても議事録を仕上げる速度が上がりません。

 

 

議事録はすぐに書く

議事録は、総会・理事会の終了後、直ぐに書きます。

 

1.終了後1日以内に作成

2.翌日見直し(必要なら上司へ確認)

3.1週間以内に議事録署名人へ提出し署名をもらう

4.2週間~3週間程度で配布

 

 

くらいが良いです。

配布に1ヶ月かかるようならちょっと長いです。

長いのですが、いろいろとやってると最終的にはそのくらいかかる事はよくあるので、何とも言えないですね。

特に、署名人がサインをしてくれるスピードが遅いと、いつまでたっても議事録が出来上がらないこともあります。

 

ただ、最低限守りたいところは、

1.終了後1日以内に作成

2.翌日見直し

までのスケジュールです。

ここはできるだけ守るようにしましょう。

 

議事録は翌日見直す

翌日見直すことで、誤字脱字や、表現のわかりにくいところも見つかります。

出来上がった後は、日を置いて確認すると良いです。

 

 

どうしても議事録が書けない場合は、書かぬ

すごく難しい会議の議事録を書こうとすると、書けない事があります。

2.3年仕事として議事録を書いていると慣れてきますから、「議事録が書けない」なんてことはそうそうなくなるのですが・・・。

 

でも、どうしてもかけない会議が、たまーーに、あります。

私も、年に1回くらいは手が止まる議事録があります。

 

そういう場合、少し議事録を書く事を置くようにしています。

2.3日は議事録の作成を置いて、他のことをします。

数日たつと、記憶がいい感じに頭の中で整理される・・・というか、忘れて曖昧になってきて、するするかけるようになっている事も少なくありません。

 

あまり時間を置くと、本当に忘れて議事録の完成度が落ちるのでよくありませんが・・・

議事録はつくらないといけませんし、できるだけ会の様子が分かるようにする必要があります。

が、だからといって会の模様を逐一全てまるっと書く必要はありません。

30分くらい続くながーーーい話し合いも、文章にまとめるとたったの数行、という事も珍しくありません。

 

「読みやすく、分かりやすく」を心がける事はプロとして当然ですが、それと同時に、議事録を作る事は、マンション管理にとって最も重要なポイントではないということも頭の片隅に置いて、要領よく仕事はすすめたいものです。

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