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議事録の「誤字脱字」は、どこまで許されるのか?

更新日:

文章に誤字脱字はつきものです。

きっぱりと断言しますが、こんなもん何をしたところでなくなりません。

辞書にすら誤字脱字が存在するというのですから、一人、二人の人間が校閲をかけた程度でなくなると思う方がおこがましい。

私はそう思っていますし、常日頃からそう言っています。(キッパリ

 

とはいえ、なけりゃあ無いに越したことがないことは事実。

そんな、愛すべき「誤字脱字」について思う事を書きました。

(一応先に書いておきますが、このブログは「個人の見解」を掲載しています)

 

誤字脱字を減らすために私がしていること

当たり前ですが、誤字脱字を減らす(「なくす」ではありません)努力はしなければなりません。

 

私個人がしていることは、

  • 読み返す
  • 修正する
  • 修正した文章をもう一度読み返す
  • 何度でも読み返す
  • できれば紙に印刷して読み返す
  • 一日置いて読み返す

くらいです。

特別なことはしていませんし、するつもりもありません。

 

意外なことなのですが、パソコンのディスプレイ上では良いと思っていても、紙に印刷して確認すると「あれ??」と思うことはよくあります。

同じくらい、完成させた当日は何も思わなくても、日をあけると「意味がよく伝わらない」ことに気が付く事も多くあります。

というわけで、私はできるだけ、仕事では「紙に印刷する」ことと「文章ができあがってから日をあける」ことを心がけています。

 

ええ、そうです。

「仕事では」です。

このブログは大した推敲をしていませんので、あちこちにワケノワカラナイ文章が入っていますね。

(あと、「紙に印刷する」ことと「文章ができあがってから日をあける」ことは、このブログでは一切していません!)

 

聞くところによると、文章を作るプロフェッショナル達は他にもいろいろとしているそうですが、私はしていないのでよくわかりません。

何故かというと、このやり方が一番早いからです。

普段から書き馴れている注意文(A4の用紙1枚程度の簡単な案内文)であれば、通常、5分程度で書き上げます。

その後、5分かけて校正して、すぐ印刷、そして問題が無ければGO。

合計10分程度で作ります。

(一日置いてないよ!ってツッコミは不要です)

【書面雛形】ゴミ捨てのマナー(時間を守ってもらうための注意書面)

↑このページくらいの案内書面の雛形のボリュームが、それに該当します。

イマイチ正確には覚えていませんが、書面雛形の部分だけでいくと、5分くらいで完成させているはずです。

(書面雛形の部分を抽出して計測すると、226文字でした。早いか遅いかは他の方のスピードを知らないのでわかりませんが、遅い「ほうではない」とは思っています)

 

いま読み返すと、なんだかH2タグの使い方がおかしいし、何故か「まもって」はひらがなだし、文章も回りくどいので工夫すればもう少し省けそうだし、いろいろと改善点はありますが、総合的に評価して「まあ、言いたいことは伝わるかな」と思いました。

うん、及第点。

そして、同時に「満点」だと思っています。

(世に提供される雛形としては「問題あり」ですが・・・)

 

賛否両論あるでしょうが、文章は「読み手のため」のもの。

であるならば、書き方や表現がどうであれ、読み手に書き手の意図が伝わればそれで満点なんじゃないかな、と思っています。

(私にそれが実践できているかどうかはまた別の話です)

 

許される誤字脱字

誤字脱字にもいろいろとカテゴリーがありまして、

  • 単純な漢字の間違い
  • てにをはの間違い
  • 句読点の間違い
  • 主語が無い、述語が無い、修飾語が・・・

などの、「日本語的に問題のあるもの」は、まあ、ある程度は許されて良いと思っています。

(当然、間違いの限度はTPOをわきまえなければなりませんし、書き手はそれを排除する努力を怠ってはなりません)

 

「読みにくい」日本語や、「明らかに漢字の使い方を間違えている」、「慣用句の意味を取り違えている」などは、『もうそれって個性じゃないかな!』と思います。

何より、それは書き手のスキルの問題であって、「なおしてよ」と言ったところで、ほとんど改善の余地はありません。

(注意力の欠如も、立派な個人のスキルです)

 

また、少々、部分部分で間違えていたとしても、読み手は全体の文脈の中からミスを修正して意味をきちんと取ってくれるケースも多いですから、大きな問題に発展しにくいのです。

 

絶対に許されない誤字脱字

上に書いた通り、相当アバウトな私ですが、「これだけは絶対にしてはいけない」とキモに銘じているのが、

  • 数字の間違い
  • 人名の間違い
  • 意味が取り違われる間違い

の、三つです。

逆に言えば、この三つ以外は間違っていても、だいたい許されます。(たぶん許されるはずです)

 

1.「数字の間違い」について

数字の間違いとは、お金や、日付などの間違いのことです。

この間違いは、文章のスキルどうとかいう以前の問題です。

確実に確認不足であるうえ、そして一度 間違うと取り返しのつかないケースが往々にしてあります。

数字は絶対に間違えてはなりません。

 

2.「人名の間違い」について

何も言うべきことはありません。

名前を間違うと失礼です。

そしてそれが引き金で、ネガティブな感情が生まれる事も多々あります。

漢字をPCでタイプすると、特にうっかり間違えやすいので、出来る限りコピー&ペーストを行うようにしましょう。

人名は絶対に間違えてはなりません。

 

3.「意味が取り違われる間違い」について

議事録は、確認のために、後に残すものです。

「読みにくい」議事録ならばまだ一生懸命読み返せば済みますが、「意味が2パターンある」文章だと、それは議事録としての機能を持ちません。

議事録を作成する際は、意味が二つないかどうかは確実にチェックし、修正すべきです。

(意外と難しいのですけれど・・・)

 

議事録が完成したら注意することのまとめ

議事録が「できあがった!」と思ったら、

  • 読み返す
  • 修正する
  • 修正した文章をもう一度読み返す
  • 何度でも読み返す
  • できれば紙に印刷して読み返す
  • 一日置いて読み返す

ことをしましょう。

そして、ようやく議事録が「完成した!」と思ったら、

  • 数字の間違い
  • 人名の間違い

「だけ」をチェックしましょう。

できれば、紙に印刷したものに、赤ペンで一つ一つチェックをいれると良いです。

「だけ」をチェックする理由は、他のことを見ていると間違いに気が付きにくいからです。

ただただ、機械的に数字と人名をチェックするのです。

 

あとは、上司に最終確認をしてもらうなり、重要度によって複数の同僚にもチェックしてもらうなど、第三者に確認してもらうとより完成度の高い資料ができあがるハズです。

 

とにかく「数字」と「人名」は間違えるとヤバい、ということが言いたかったのです。

以上デス。

 

さて、問題です。

このページにはいくつの「誤字脱字」があるのでしょう?

私は無いと思っていますが、大した校閲はしていません!

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